UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL


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1 UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TITULO DE CONTADURIA PUBLICA AUTORIZADA MENCION EN FINANZAS TEMA: SISTEMAS DE CONTABILIDAD DE ALTA TECNOLOGIA Y SU INFLUENCIA EN LA MEJORA DE PROCESOS CONTABLE-FINANCIERO. GUIA DE LA UTILIZACION DE UN SISTEMA CONTABLE. CASO INMOBILIARIA CORPACEL S.A. AÑO 2012 AUTORES: María Fernanda Álvarez Cuesta Jennifer Stephanie Castañeda Anzules Evelyn Katerine Cuadrado Campoverde TUTOR DE TESIS: Whimpper Eduardo Narváez Salas GUAYAQUIL, FEBRERO 2013 I

2 REPO OSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA FICHA DE REGISTRO DE TESIS TÍTULO SISTEMAS DE CONTABILIDAD DE ALTA TECNOLOGIA Y SU INFLUENCIA EN LA MEJORA DE PROCESOS CONTABLE-FINANCIERO. GUIA DE LA UTILIZACION DE UN SISTEMA CONTABLE. CASO INMOBILIARIA CORPACEL S.A. AÑO 2012 REVISORES: Whimpper Eduardo Narváez Salas INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: Ciencias Administrativas CARRERA: CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA FECHA DE PUBLICACIÓN: N DE PÁGS.: 110 pág. ÁREA TEMÁTICA: PALABRAS CLAVES: GUÍA - SISTEMA CONTABLE - PROCEDIMIENTOS RESUMEN: ESTUDIO DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD DE ALTA TECNOLOGIA (JD EDWARDS) Y SU INFLUENCIA EN LA MEJORA DE PROCESOS CONTABLE-FINANCIERO. GUIA DE LA UTILIZACION DE UN SISTEMA CONTABLE. CASO INMOBILIARIA CORPACEL S..A. AÑO 2012 N DE REGISTRO(en base de datos): N DE CLASIFICACIÓN: Nº DIRECCIÓN URL (tesis en la web): ADJUNTO PDF SI NO CONTACTO CON AUTORES: MARIA FERNANDA ALVAREZ CUESTA JENNIFER STEPHANIE CASTAÑEDA ANZULES EVELYN KATERINE CUADRADO CAMPOVERDE CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN Teléfono: Nombre: Teléfono:

3 INDICE GENERAL CARATULA I INDICE GENERAL II CERTIFICADO DEL TUTOR III CERTIFICADO DE GRAMATOLOGA IV RENUNCIA A DERECHO DE AUTORIA V DEDICATORIA VI AGRADECIMIENTO VII RESUMEN VIII ABSTRACT IX INTRODUCCION X ANTECEDENTES XI SUMARIO ANALITICO XII-XIV INDICE DE CUADROS XV INDICE DE GRAFICOS XVI II

4 CERTIFICACION DEL TUTOR HABIENDO SIDO NOMBRADO, WHIMPPER EDUARDO NARVÀEZ SALAS, COMO TUTOR DE TESIS DE GRADO COMO REQUISITO PARA OPTAR POR TITULO DE CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO PRESENTADO POR LOS EGRESADOS: MARIA FERNANDA ALVAREZ CUESTA CON C.I # JENNIFER STEPHANIE CASTAÑEDA ANZULES CON C.I# EVELYN KATERINE CUADRADO CAMPOVERDE CON C.I # TEMA: SISTEMAS DE CONTABILIDAD DE ALTA TECNOLOGIA Y SU INFLUENCIA EN LA MEJORA DE PROCESOS CONTABLE-FINANCIERO. GUIA DE LA UTILIZACION DE UN SISTEMA CONTABLE. CASO INMOBILIARIA CORPACEL S.A. AÑO 2012 CERTIFICO QUE: HE REVISADO Y APROBADO EN TODAS SUS PARTES, ENCONTRANDOSE APTO PARA SU SUSTENTACION. Whimpper Eduardo Narváez Salas TUTOR DE TESIS III

5 CERTIFICACIÓN DE GRAMATÓLOGA QUIEN SUSCRIBE EL PRESENTE CERTIFICADO, SE PERMITE INFORMAR QUE DESPUÉS DE HABER LEÍDO Y REVISADO GRAMATICALMENTE EL CONTENIDO DE LA TESIS DE GRADO DE MARIA FERNANDA ALVAREZ CUESTA, JENNIFER STEPHANIE CASTAÑEDA ANZULES, EVELYN KATERINE CUADRADO CAMPOVERDE CUYO TEMA ES: SISTEMAS DE CONTABILIDAD DE ALTA TECNOLOGÍA Y SU INFLUENCIA EN LA MEJORA DE PROCESOS CONTABLE-FINANCIERO. GUÍA DE LA UTILIZACIÒN DE UN SISTEMA CONTABLE. CASO INMOBILIARIA CORPACEL S.A AÑO 2012 CERTIFICO QUE ES UN TRABAJO DE ACUERDO A LAS NORMAS MORFOLÓGICAS, SINTÁCTICAS Y SIMÉTRICAS VIGENTES ATENTAMENTE IV

6 RENUNCIA DE DERECHOS DE AUTOR POR MEDIO DE LA PRESENTE CERTIFICO QUE LOS CONTENIDOS DESARROLLADOS EN ESTA TESIS SON DE ABSOLUTA PROPIEDAD Y RESPONSABILIDAD DE JENNIFER STEPHANIE CASTAÑEDA ANZULES, MARIA FERNANDA ALVAREZ CUESTA, EVELYN KATERINE CUADRADO CAMPOVERDE CON CI # , , CUYO TEMA ES: SISTEMAS DE CONTABILIDAD DE ALTA TECNOLOGÍA Y SU INFLUENCIA EN LA MEJORA DE PROCESOS CONTABLE-FINANCIERO. GUÍA DE LA UTILIZACIÒN DE UN SISTEMA CONTABLE. CASO INMOBILIARIA CORPACEL S.A AÑO 2012 DERECHOS QUE RENUNCIAMOS A FAVOR DE LA UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL, PARA QUE HAGA USO COMO A BIEN TENGA. JENNIFER STEPHANIE CASTAÑEDA ANZULES CI # MARIA FERNANDA ALVAREZ CUESTA CI# EVELYN KATERINE CUADRADO CAMPOVERDE CI# GUAYAQUIL FEBRERO DEL 2013 V

7 DEDICATORIA DEDICO ESTE TRABAJO DE TESIS EN PRIMER LUGAR A DIOS, POR HABERME BRINDADO LA FORTALEZA NECESARIA PARA SEGUIR ADELANTE CON MI META, SIN DEJARME VENCER POR LAS CIRCUNSTANCIAS QUE SE PRESENTARON EN MI CAMINO. A MI MADRE CRUZ MARÌA CUESTA MATAMOROS QUIEN HA SIDO PADRE Y MADRE PARA MI, EL PILAR FUNDAMENTAL EN MI VIDA, GRACIAS POR GUIAR SIEMPRE MIS PASOS POR EL SENDERO DEL BIEN, POR ENSEÑARME CON EL EJEMPLO, POR BRINDARME EL APOYO QUE HE NECESITADO EN LOS MALOS MOMENTOS Y POR SER MI CÓMPLICE EN LOS BUENOS. A MI PADRE LUIS ALBERTO ALVAREZ LEON POR CADA CONSEJO RECIBIDO QUE ME APOYÓ TANTO EN MI CRECIMIENTO PERSONAL COMO PROFESIONAL, GRACIAS POR QUE APRENDÍ A VALERME POR MI MISMA Y ALCANZAR MIS SUEÑOS CON ESFUERZO Y DEDICACIÓN, GRACIAS POR ESTAR EN MIS ACIERTOS Y ERRORES. FERNANDA ALVAREZ

8 DEDICATORIA DEDICO ESTE TRABAJO DE INVESTIGACIÓN EN PRIMER LUGAR A DIOS Y A LA MEMORIA DE MIS ABUELITOS POR SER LAS RAZONES DE INSPIRACIÓN EN EL DESARROLLO Y EJECUCIÓN DE ÉSTE PROYECTO. SIEMPRE CONFIARON EN MÍ, ESTAN CONMIGO SIEMPRE Y ME APOYAN INCONDICIONALMENTE EN TODO MOMENTO CON SUS BENDICIONES. A MIS PADRES MARYLIN MARLENE ANZULES SOLÓRZANO, NANCY RECALDE ANZULES Y ALDO RUBÉN CASTAÑEDA PAREDES QUE GUIARON MIS PASOS CON MUCHO AMOR, ME ENSEÑARON A CONTINUAR LUCHANDO PARA VENCER LOS OBSTÁCULOS, SIN PERDER LA ESPERANZA DE CONSEGUIR LAS METAS PROPUESTAS, A PESAR DE LOS TROPIEZOS Y DIFICULTADES QUE SE HAN PRESENTADO EN EL DIFÍCIL CAMINO DIARIO DE MI VIDA. A MIS HERMANOS QUE SON MI FORTALEZA Y EL PILAR DE APOYO, CON PALABRAS DE ALIENTO Y MOTIVACIONES ME AYUDARON A MEJORAR ESPIRITUAL Y ANÍMICAMENTE PARA LLEGAR A CUMPLIR CON MIS OBJETIVOS. A MI FAMILIA QUE SON LA RAZÓN DE MI VIDA EL TESORO MÁS GRANDE QUE DIOS ME REGALÓ, POR SU RESPALDO, PACIENCIA Y APOYO INCONDICIONAL PORQUE ME ENSEÑARON CON SABIAS PALABRAS QUE SIEMPRE HAY UNA LUZ AL FINAL DEL CAMINO. JENNIFER CASTAÑEDA

9 DEDICATORIA DEDICO ESTE TRABAJO DE TESIS A MI MADRE ISABEL CAMPOVERDE ROBLES, QUIEN HA SIDO, ES Y SERÁ MI MODELO DE EJEMPLO A SEGUIR, POR SU APOYO INCONDICIONAL, ESTIMULO, ESFUERZO, POR BRINDARME DIA A DIA SUS PALABRAS SABIAS ENSEÑÁNDOME A DIFERENCIAR LO BUENO DE LO MALO, GRACIAS A ELLA QUE SUPO ENCAMINARME Y GUIÁRME SIEMPRE POR EL MEJOR DE LOS CAMINOS, HE SABIDO SALIR ADELANTE. MADRE, GRACIAS POR APOYARME EN MIS POCOS ACIERTOS Y EN LOS MUCHOS ERRORES QUE HE TENIDO EN TODO EL LAPSO DE MI VIDA, GRACIAS POR COMPRENDERME Y ESTAR CONMIGO EN TODO TIEMPO, POR DEJARME EQUIVOCAR Y APRENDER DE MIS PROPIOS ERRORES. GRACIAS POR ENSEÑARME A LUCHAR Y OBTENER TODO LO QUE UNO SE PROPONE, PORQUE ES AHORA CUANDO SE QUE NADA VIENE POR SI SOLO, SINO QUE HAY QUE ESFORZARSE MUCHO PARA OBTENERLO. A MI PADRE OSWALDO CUADRADO VALLEJO POR SU IMPORTANTE Y FUNDAMENTAL PAPEL EN MI VIDA, GRACIAS POR TUS BUENOS DESEOS Y POR LA MANERA QUE ME DEMUESTRAS LO VALIOSA QUE SOY PARA TI. GRACIAS PORQUE DE UNA U OTRA FORMA SIEMPRE HAS ESTADO PRESENTE EN MI DESARROLLO TANTO COMO PERSONA COMO PROFESIONAL. EVELYN CUADRADO VI

10 AGRADECIMIENTO MI AGRADECIMIENTO ES A MI DIOS POR ESTAR A MI LADO EN CADA ETAPA DE MI VIDA Y BENDECIRME CON TAN MEMORABLE TRIUNFO QUE OBTENGO AHORA. A MIS PADRES LUIS ALBERTO Y CRUZ MARÍA PORQUE CON AMOR, DEDICACIÓN Y PACIENCIA ME FORMARON PARA SER UNA MUJER DE BIEN Y A LUCHAR PARA ALCANZAR MIS METAS, QUIENES ME IMPULSAN PARA SEGUIR ADELANTE Y SER MEJOR, GRACIAS PORQUE ME HAN AYUDADO A CULMINAR ÉSTA NUEVA ETAPA EN MI VIDA, DIOS LOS BENDIGA POR ESTAR A MI LADO SIEMPRE. A MI HERMANA AURA ELIZABETH QUIEN HA COMPARTIDO CONMIGO LOS MALOS Y BUENOS MOMENTOS A LO LARGO DE MI VIDA. A MIS COMPAÑERAS DE TESIS, AMIGAS Y HERMANAS CON QUIENES TENGO EL ORGULLO DE RECIBIR ÉSTE GRAN LOGRO EN MI VIDA JENNIFER CASTAÑEDA Y EVELYN CUADRADO, CON QUIENES COMPARTÍ MUCHOS MOMENTOS ALEGRES Y OTROS DIFÍCILES, PERO QUE AL FINAL LOS RESULTADOS SE VEN REFLEJADOS EN ÉSTE SUEÑO HECHO REALIDAD, GRACIAS PORQUE ME ALENTARON Y ESTUVIERON CONMIGO EN TODO MOMENTO ENSEÑÁNDOME CON SUS ACCIONES EL VERDADERO SENTIDO DE LA AMISTAD. A TODAS Y CADA UNA DE LAS PERSONAS QUE COMPARTIERON CONMIGO EN ALGÚN MOMENTO DE MI VIDA A MIS PROFESORES, AMIGOS Y FAMILIA QUIENES DEJAN BONITAS ENSEÑANZAS PARA APLICAR EN MI VIDA FUTURA. FERNANDA ALVAREZ

11 AGRADECIMIENTO MI AGRADECIMIENTO EN PRIMER LUGAR A MI DIOS, POR ESTAR JUNTO A MÍ EN CADA PASO, POR FORTALECER E ILUMINAR MI MENTE Y PENSAMIENTOS, POR HABER PUESTO EN EL MOMENTO EXACTO A AQUELLAS PERSONAS QUE HAN SIDO SOPORTE Y COMPAÑÍA DURANTE MI CARRERA DE ESTUDIO COMO LO SON MARÍA FERNANDA ALVAREZ CUESTA Y EVELYN CUADRADO CAMPOVERDE. A MIS PADRES MARYLIN MARLENE ANZULES SOLÓRZANO, NANCY RECALDE ANZULES Y ALDO RUBÉN CASTAÑEDA PAREDES POR DARME LA VIDA Y POR ENSEÑARME LA LUZ QUE ME GUÍA HACIA EL CAMINO DE SUPERACIÓN, PERMITIÉNDOME LLEGAR A CULMINAR UNA ETAPA MÁS DE MI VIDA. ESPECIAL RECONOCIMIENTO Y AGRADECIMIENTO A LA EC. JULIA TUMBACO MASSUH POR SUS SABIOS CONOCIMIENTOS, SU DON DE GENTE, POR SU PROFESIONALISMO Y SOBRE TODO POR SU INMENSO APOYO Y CONFIANZA DEPOSITADA EN MI PERSONA. A MIS AMIGAS POR EL COMPROMISO OBTENIDO EN DESARROLLO DE ESTE PROYECTO, POR SU PACIENCIA, CARIÑO, AFECTO Y ESTIMACIÓN QUE HA FORTALECIDO NUESTRA AMISTAD Y SOBRE TODO POR HABER CUMPLIDO JUNTAS ESTE OBJETIVO PROPUESTO. A QUIENES ME GUIARON Y COLABORARON EN EL PRESENTE PROYECTO. JENNIFER CASTAÑEDA ANZULES

12 AGRADECIMIENTO MI AGRADECIMIENTO ES A MI SEÑOR DIOS POR SOBRE TODAS LAS COSAS YA QUE SIN EL NADA SERIA POSIBLE EN LA VIDA, GRACIAS A EL TUVE LAS FUERZAS NECESARIAS PARA SEGUIR ADELANTE SIN DEJAR A UN LADO LA FE Y ESPERANZA PARA PODER CONCLUIR ESTE TRABAJO. A MIS PADRES ISABEL CAMPOVERDE Y OSWALDO CUADRADO, QUIENES CON AMOR, DEDICACIÓN Y PACIENCIA ME FORMARON PARA SER UNA MUJER DE BIEN Y CON SUS EJEMPLOS ME ENSEÑARON A LUCHAR PARA ALCANZAR MIS METAS, GRACIAS A USTEDES HE LLEGADO A CULMINAR ESTA NUEVA ETAPA EN MI VIDA, DIOS LOS BENDIGA POR ESTAR SIEMPRE A MI LADO APOYÁNDOME. A MIS HERMANOS TANIA, JOSUE, MISHELL QUIENES SIEMPRE ESTAN A MI LADO CON SUS OCURRENCIAS DEMOSTRÁNDOME LO BELLO QUE ES TENER EL AMOR, APOYO Y COMPRENSIÓN DE HERMANOS, USTEDES SON UNA PARTE MUY FUNDAMENTAL EN MI VIDA. A MIS COMPAÑERAS, AMIGAS, HERMANAS FERNANDA ALVAREZ Y JENNIFER CASTAÑEDA, QUIEN HAN ESTADO CONMIGO EN TODO ESTE TIEMPO LARGO DE PREPARACIÓN, GRACIAS POR ESTAR SIEMPRE CONMIGO EN EL MOMENTO Y EN EL LUGAR INDICADO, Y MAS AHORA SER PARTE DE UN LOGRO MUY IMPORTANTE EN MI VIDA, SIN USTEDES MI ÉXITO NO HUBIERA SIDO EL MISMO. A MIS TIOS Y TIAS EN ESPECIAL A ZENEIDA CAMPOVERDE QUIEN FUE UN ANGEL PUESTO POR DIOS PARA AYUDARME A CUMPLIR ESTA META. GRACIAS TIA POR LA CONFIANZA QUE DEPOSITASTE EN MI. VII EVELYN CUADRADO

13 RESUMEN Con ésta investigación se buscó aportarle a la Compañía Corporación Celeste S.A. Corpacel, el diseño de una Guía de Procedimientos específicos para el área contable, considerando el cambio al nuevo Sistema Contable de alta tecnología denominado JD Edwards Oracle. Por tal motivo y para facilitar su comprensión, ésta investigación está estructurada en los siguientes capítulos: 1 Los antecedentes que detallan: EL PROBLEMA, el cual contiene: Planteamiento del Problema, Justificación del Proyecto, Objetivos General y Específicos, Viabilidad y Limitación de la Investigación. El Capítulo I: EL MARCO TEÓRICO, que detalla los Antecedentes de la Investigación, Antecedentes Históricos, Descripción de la Organización, Las Bases Teóricas referentes al tema, Definición de Términos e Hipótesis. El Capítulo II: EL MARCO METODOLÓGICO, resalta la modalidad, Tipo, Nivel y el Método de la Investigación; Unidad de Estudio, por otra parte señala las técnicas e instrumentos de recolección de datos y procedimientos para la investigación. El Capítulo III: ANÁLISIS DE LOS DATOS, en éste capítulo se detallan los resultados obtenidos de los instrumentos de las herramientas aplicadas en la investigación. El Capítulo IV: en éste capítulo se exponen las CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES que se obtuvieron durante el proceso y ejecución del proyecto, así también como la revisión bibliográfica. VIII 1 Milagros Azocar A., Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos Contables para la Fundación Luz del Mundo Universidad de oriente., Escuela de Ciencias Sociales y Administrativas departamento de Contaduría Pública Núcleo de Monagas

14 ABSTRACT This research aimed to give back to the Celeste Corporation Company SA Corpacel, The design of a specific Procedures Guide for the accounting area, considering the change to the new accounting system called tech Oracle JD Edwards. For that reason and to facilitate comprehension, this research is structured into the following chapters: The background listed: THE PROBLEM, containing: Problem Statement, Project Justification, General and Specific Objectives, Viability and Limitation of Research. Chapter I: Theoretical framework, with details about: History of Research, Historical Background, Description of the Organization, the theoretical basis concerning the subject, Definition of Terms and Hypothesis. Chapter II: Methodological framework: to highlight the form, type, level and research method, unit of study, besides to show the techniques and tools for data collection and research procedures. Chapter III: Data analysis: In this chapter, lists the results obtained instruments tools applied in research.. Chapter IV: This chapter presents the conclusions and recommendations were obtained during the process and implementation of the project, as well as the literature review. IX

15 INTRODUCCIÓN Es impresionante observar que, en las organizaciones de hoy, se hace indiscutible y necesario diseñar e implementar Guías de Procedimientos Contable-Financiero para la adecuada utilización y manejo de un Sistema Contable. El desarrollo empresarial depende, en gran medida, de las estrategias que se tengan para documentar las parametrizaciones y procesos que se generan alrededor de una implementación de un nuevo Sistema Contable automatizado. Los Sistemas de Contabilidad funcionarían de mejor forma en las organizaciones si tuvieran Guías de Procedimientos Contable-Financiero que contribuyan a orientar en forma específica a los usuarios en los procesos a seguir para la generación y control de la información contable, que además incluyan, procedimientos que describan la protección y seguridad de la información. La necesidad de elaborar Guías de Procedimientos Contable-Financiero para la generación de la información contable que documenten las funciones y procedimientos que debe ejecutar el personal del área contable dentro de las empresas, se hace cada día más notoria y necesaria; ya que es la única forma de establecer parámetros de acción operativa de los empleados, y por ende, agilizar la puesta en marcha de los objetivos que se quieran lograr dentro de la organización. Cada empresa está encaminada a la consecución de unas metas en específico, por lo que es importante el empleo de éstas Guías como elementos claves para obtener el control deseado del personal que labora en las organizaciones y que las actividades se cumplan de acuerdo a lineamientos, sin perder la sintonía en relación con las demás funciones dentro de la compañía.

16 Éstas Guías deben estar creadas para los departamentos que manejen el campo operativo en específico. En las organizaciones de hoy y de acuerdo a su naturaleza, tamaño y otros factores, podemos observar que las Guías de Procedimientos Contable-Financiero deben estar adaptadas a cada una de las funciones que realizan las entidades. Dentro de ellos podemos encontrar: Las Guías de Organización, Procedimientos (en funciones específicas), y Políticas. Cada uno de ellas goza de importancia dentro de las organizaciones por su utilidad en el desenvolvimiento de las funciones y como medio para lograr el cumplimiento de los objetivos fijados. En el caso específico de la Compañía Corporación Celeste S.A Corpacel la cual es la organización central de ésta investigación, no se escapan de las organizaciones que hoy buscan su desarrollo acelerado dentro del mundo empresarial, ya que goza de cualidades dignas de estudio y posee recurso humano, material y económico que deben ser orientados a la consecución de sus metas. Este tipo de organización no está excluida de las entidades de negocios, sólo cuenta con otro tipo de objetivos que la mantiene en pie, y la cual aspira experimentar cambios para disfrutar el desarrollo. X

17 ANTECEDENTES EL PROBLEMA PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA En la década de los años 60 del pasado siglo, donde se comienza a manejar grandes volúmenes de información con gran rapidez, aparecen los primeros ordenadores o computadoras donde la situación existente era el que muchos usuarios utilicen un sólo equipo, se comienza la automatización de Sistemas Contables Manuales. En la década de los años 80 existe una necesidad de obtener Información Financiera útil para la toma de decisiones, ya para ésta época la informática se populariza y aparecen las primeras computadoras personales. Se logran Sistemas de Información Contables integrados en bases de datos, informes ratios, gráficos. Para el siglo XXI, los Sistemas de Información Contable han desempeñado un importante lugar en el Ecuador como elemento de control y organización, sin embargo no debe de limitarse sólo a esa función, dado que nos las nuevas demandas de información abren campo a varios sectores del mercado por lo que nos enfocaremos en el sector Inmobiliario, debido a su gran comercialización de viviendas en ciudadelas privadas. A partir del mes de septiembre del año 2005 inició sus actividades de construcción de viviendas la Inmobiliaria Corporación Celeste S.A. Corpacel. Debido a un incremento en la construcción de nuevas urbanizaciones, los Directores tomaron la decisión de cambiar el Sistema Contable usado en la actualidad por uno de mayor tecnología con los requerimientos de información necesarios para el control de cada una de las urbanizaciones.

18 En la Corporación Celeste S.A. Corpacel fue desarrollado por los mismos integrantes de la organización un Sistema Contable llamado SIGI (Sistema de Información Gerencial Integrado) con módulos departamentales integrados tales como: tesorería, contabilidad, proyectos, bodega, ventas. Estos módulos ofrecen a los usuarios la información requerida hasta la actualidad. A medida que fue creciendo el volumen de información debido a la construcción de nuevas urbanizaciones, la Inmobiliaria tuvo la necesidad de adquirir un nuevo Sistema Contable llamado Microsoft Dynamics GP. Microsoft Dynamics GP es un Sistema Contable que fue implementado en Corporación Celeste S.A. Corpacel en febrero del año 2009 en los departamentos de Contabilidad y Tesorería, con el objetivo de abastecer la gran cantidad de información requerida diariamente por las diferentes áreas. Los Departamentos Técnicos (proyectos, urbanismo, fiscalización) y administrativos (crédito cobranzas y ventas) ingresan a diario la información en el Sistema Contable SIGI, ésta es migrada mediante procesos de interfaces al Sistema Contable GP para obtener una información consolidada que sirve al Departamento de Contabilidad para el análisis y presentación de los Estados Financieros. Durante el proceso de migración ha ocurrido que cierta información se pierda y no sea transferida al nuevo sistema, ésta situación ha ocasionado que el usuario valide la información e ingrese manualmente las transacciones que no llegaron al Sistema Contable Microsoft Dynamics GP. Debido a esto GP se convierte en una herramienta poco favorable ocasionando problemas tales como: Procedimientos diarios que no contienen una validación necesaria para corregir los errores

19 Pérdida de tiempo y de recursos computacionales Revisión detallada y analítica de los movimientos contables Reportes que no cumplen con las necesidades de los usuarios Microsoft Dynamics GP cuenta con un número de usuarios limitado lo cual provoca errores de conexión, lentitud en el ingreso y presentación de información. Por los motivos anteriormente mencionados Corporación Celeste S.A. Corpacel tiene la necesidad de la utilización de un nuevo Sistema Contable- Financiero de alta tecnología que cumpla con todas las expectativas necesarias para llevar a cabo un trabajo de calidad. Situación por la cual se propone en ésta tesis una Guía de Procedimientos Contable Financiero para la utilización eficiente y efectiva de un Sistema Contable de alta tecnología en la Corporación Corporación Celeste S.A. Corpacel que cumpla con las expectativas, el buen manejo y registro de operaciones tanto en las construcciones de viviendas como en actividades y servicios que ofrece ésta Inmobiliaria. En éste sentido, se generan ciertas interrogantes que son importantes analizar: Cómo influyen los Sistemas Contables de alta tecnología en una empresa Inmobiliaria para la mejora de Procesos Contable- Financiero? Qué impacto tendría en los colaboradores de la Corporación Celeste S.A Corpacel la creación de la Guía de Procedimientos Contable- Financiero que tendrán que utilizar y cumplir a partir de la implementación del nuevo Sistema Contable?

20 Qué aspectos habría que considerar en la Guía de Procedimientos Departamentales (Contable-Financiero) con la utilización del nuevo Sistema Contable de alta tecnología? JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO La determinación de una Guía de Procedimientos de un Sistema Contable de alta tecnología dentro de las empresas es fundamental, ya que ésta permite llevar un control de los registros y Procesos Contable-Financiero y además satisfacer las necesidades de los usuarios de los Estados Financieros en cuanto a disponer de información financiera veraz, confiable y oportuna. Muchas personas todavía creen que los Sistemas Contables son una técnica de recopilación de información y sólo basa sus fundamentos en un proceso rutinario de registrar, clasificar y resumir la información de cada una de las transacciones efectuadas por la empresa. Pero esto no es verdad, los Sistemas Contables son herramientas que constituyen en la actualidad pilares fundamentales en el desarrollo de las organizaciones, los cuales se encargan de lo siguiente: Procesar las transacciones del negocio de una entidad. Valorar los resultados económicos que obtiene la empresa agrupando y comparando los resultados. Recopilar los procedimientos a seguir en función del control y el cumplimiento de los objetivos empresariales. Clasificar las operaciones de la empresa, para así informar los hechos económicos en forma pertinente, permitiendo ejecutar las tareas según los procedimientos preestablecidos.

21 Los Sistemas Contables cumplen un papel importante dentro de las empresas, específicamente en el sector Inmobiliario, pues nos brindan información determinada de la situación financiera para así conocer cómo se encuentra la empresa contablemente. Mejorar la utilización de los Sistemas Contables en la Corporación Celeste S.A. Corpacel es el objetivo de éste proyecto con el fin de optimizar las actividades diarias y a su vez construir un futuro prometedor con una visión amplia en contabilidad. Al mejorar los Procesos Contable-Financiero en Corporación Celeste S.A. Corpacel podremos analizar de mejor manera la contabilidad, logrando satisfacer necesidades que la sociedad y los clientes requieran. Los resultados de la presente investigación causarán un verdadero impacto en Corporación Celeste S.A Corpacel y a la sociedad, demostrando que un nuevo Sistema Contable es fundamental para empresas de crecimiento y competencia en el sector Inmobiliario como lo es Corporación Celeste S.A Corpacel y que para obtener resultados de calidad es necesario utilizar un Sistema Contable de alta tecnología y una Guía de Procedimientos Contable- Financiero. Por ésta razón es importante el diseño y emisión de la Guía de Procedimientos Contable-Financiero para el Sistema Contable de alta tecnología en la Corporación Celeste S.A Corpacel, para obtener mayor eficiencia y eficacia en el uso de sus recursos humanos, informáticos, organizativos y administrativos; así como, documentar los procedimientos contables en cada uno de los módulos o aplicativos de la organización con el fin de generar y disponer de Información Financiera confiable y oportuna.

22 OBJETIVO GENERAL Establecer una Guía de Procedimientos Contable-Financiero para la adecuada utilización del Sistema Contable de alta tecnología que utiliza la Compañía Corporación Celeste S.A. Corpacel. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Proveer una Guía de Procedimientos Contable-Financiero que contribuya a documentar los procesos de cada uno de los módulos o aplicativos y evite desviaciones en la generación de la información y duplicidad de tareas y recursos Concientizar a los colaboradores que la Guía de Procedimientos Contable-Financiero y el nuevo Sistema Contable a utilizar es una inversión para su desarrollo profesional Analizar los Procedimientos Contable-Financiero con la utilización del nuevo Sistema Contable de alta tecnología Corroborar en los departamentos involucrados el uso de la Guía de Procedimientos Contable-Financiero con el manejo del nuevo Sistema Contable. VIABILIDAD Para llevar a cabo el estudio del proyecto de investigación que se ha planteado, conviene tomar en consideración una serie de factores o aspectos de los que depende, en una u otra forma el éxito de la investigación, los

23 cuales deben ser determinados con cierta precisión de tal manera que garantice la consecución del objetivo propuesto. Entre los aspectos que se han considerado desde el punto de vista de la viabilidad del estudio se encuentran los siguientes: Fuentes de información: La existencia y disponibilidad de fuentes de información constituye un aspecto importante que suministra información necesaria para el desarrollo de la investigación y que se encuentran al alcance de los investigadores, adicionándole la existencia de bibliografía general y especializada relacionada al problema. Recurso Humano: Entre las personas que participan directa e indirectamente en la investigación o que tiene relación con ella se pueden nombrar: personal administrativo (contabilidad-financiera), personal que labora en el desarrollo del nuevo Sistema Contable (tecnología) y Contador General de Corporación Celeste S.A. Corpacel. Presupuestos: Un aspecto importante en el diseño de la investigación es el referente al costo del proyecto, lo cual implica la elaboración de su presupuesto. A continuación se describe brevemente, la relación de los costos aproximados que se requieren para ejecutar la investigación. GASTOS GENERALES: Papelería 50,00 Alimentación 400,00 Movilización 250,00 Equipos Electrónicos 900,00 Total 1.600,00

24 Cabe señalar, que los investigadores asumimos por cuenta propia el financiamiento de los costos del proyecto. LIMITACIONES DEL PROBLEMA La realización de todo trabajo de investigación persigue alcanzar objetivos claros, precisos y confiables que proporcionen resultados tendentes a la solución de determinada situación. La finalidad del presente trabajo es elaborar una Guía de Procedimientos Contable-Financiero en la utilización de un nuevo Sistema Contable que permita a la Corporación Celeste S.A Corpacel disponer de un instrumento que es una herramienta eficiente facilitando su ejecución; y además que tanto el nuevo Sistema Contable como la Guía de Procedimientos Contable- Financiero puedan ser susceptibles de adaptación a las circunstancias reales de la Compañía Corporación Celeste S.A Corpacel. La Guía de Procedimientos Contable-Financiero que se pretende diseñar contempla aspectos prácticos referentes a los procedimientos básicos necesarios para la elaboración del mismo, los cuales pueden llevarse a cabo en función de la disponibilidad de tiempo y de la disposición que tiene la Corporación Celeste S.A Corpacel para con el proyecto. Consideramos como limitación a nuestro proyecto el factor tiempo, ya que la elaboración de una Guía de Procedimientos Contable-Financiero debe ser acompañado con la Implementación del nuevo Sistema Contable de alta tecnología, el cual no sería factible llevarse a cabo en el tiempo establecido para la realización de la presente investigación. A esto se suma la resistencia al cambio del nuevo sistema contable por parte del personal ya que demoraría el proceso de inducción y capacitación para la ejecución y aprendizaje del mismo. XI

25 SUMARIO ANALITICO CAPÍTULO I 1. MARCO TEÓRICO 1.1 ANTECEDENTES HISTORIA DE LA CORPORACIÓN CELESTE S.A CORPACEL RESEÑA HISTÓRICA DE LOS SISTEMAS UTILIZADOS EN LA CORPORACIÓN CELESTE S.A CORPACEL SISTEMAS DE INFORMACIÓN SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE GUÍAS DE PROCEDIMIENTOS MICROSOFT DYNAMICS GP RESEÑA HISTÓRICA DEL NUEVO SISTEMA CONTABLE INTRODUCCIÓN HISTORIA DE JD EDWARDS OBJETIVOS JD EDWARDS BENEFICIOS JD EDWARDS ERP (PLANEACIÓN DE RECURSOS DE LA EMPRESA) 1.2 BASES TEÓRICAS 1.3 DEFICINICIÓN DE TÉRMINOS 1.4 HIPÓTESIS CAPÍTULO II 2. MARCO METODOLÓGICO 2.1 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN 2.2 TIPOS DE LA INVESTIGACIÓN 2.3 NIVEL DE LA INVESTIGACIÓN XII

26 2.4 UNIDAD DE ESTUDIO 2.5 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOPILACIÓN DE DATOS REVISIÓN DOCUMENTAL OBSERVACIÓN DIRECTA ENCUESTA 2.6 POBLACIÓN 2.7 MUESTRA 2.8 PROCEDIMIENTOS DE LA INVESTIGACION 2.9 ENCUESTA CAPÍTULO III 3. ANÁLISIS DE DATOS 3.1 CARACTERISTICAS DEL SISTEMA CONTABLE MICROSOFT DYNAMICS GP 3.2 TABULACIÓN, PRESENTACIÓN E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS 3.3 PRESENTACIÓN DEL NUEVO SISTEMA CONTABLE IMPLEMENTADO EN CORPORACIÓN CELESTE S.A. CORPACEL DESCRIPCIÓN GENERAL DE INTEGRACIÓN DE SISTEMAS ENTRADA Y SALIDA JD EDWARDS DESCRIPCIONES GENERALES DEL JD EDWARS PERSONALIZACIÓN DEL JD EDWARS CAMBIO DE CONTRASEÑA ESTRUCTURA DEL ARBOL FINANCIERO OPCIONES DEL SISTEMA XIII

27 PANTALLAS DE JD EDWARDS TIPOS DE PANTALLAS MENSAJES DE ERROR Y ADVERTENCIA ENCABEZADO BOTONES DE CONTROL Y AYUDA BARRA DE HERRAMIENTAS BUSQUEDA POR EJEMPLO EN JD EDWARS CONSULTA EN JD EDWARS OBJETO MEDIA EN JD EDWARS IDENTIFICACIÓN DE REPORTES 3.4 LA PROPUESTA 3.5 GUIA DE LA UTILIZACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE JD EDWARDS CAPÍTULO IV 4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 4.2 CONCLUSIONES 4.3 RECOMENDACIONES 4.4 BIBLIOGRAFÍA 4.5 ANEXOS XIV

28 INDICE DE CUADROS CUADRO#1 CARACTERISTICAS DEL SISTEMA CONTABLE MICROSOFT DYNAMICS GP (pág. 30) CUADRO#2 RESULTADOS DE LAS ENCUESTAS REALIZADAS (pag.32-39) CUADRO#3 DESCRIPCION GENERAL DE INTEGRACION DE SISTEMAS (pág. 40) CUADRO#4 PROVISION DE FACTURAS (pág. 66) XV

29 INDICE DE GRAFICOS GRAFICO#1 POBLACION Y MUESTRA (pág. 28) GRAFICO#2 RESULTADOS DE LAS ENCUESTAS REALIZADAS (pag.32-39) GRAFICO#3 ENTRADA Y SALIDA DE JD EDWARDS (pág. 41) GRAFICO#4 ESTRUCTURA DEL ARBOL FINANCIERO (pág. 42) GRAFICO#5 MENSAJE DE ERROR Y ADVERTENCA (pág. 44) GRAFICO#6 BARRA DE HERRAMIENTAS (pág. 45) GRAFICO#7 ENCABEZAMIENTO DE LAS GUIAS DE UTILIZACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE (pág. 47) XVI

30 CAPÍTULO I 1. MARCO TEÓRICO 1.1 ANTECEDENTES RESEÑA HISTORICA CORPORACION CELESTE S.A CORPACEL En el año 2003 CORPORACIÓN ALBORADA, fundadores de ciudadelas como Alborada, Samanes, Garzota y Kennedy se une con otro de los grandes proyectos del mercado, Protiser, del GRUPO AMADOR, donde dentro de sus grandes obras cabe mencionar Guayacanes, Santa María de Casa Grande, El Río, Laguna Dorada, Rinconada del Lago, Tornero, Vista al Parque, La Laguna y Río Guayas Club; juntos éstos dos grandes del mercado crean el GRUPO A&B. Varios años más tarde y tomando como base el gran éxito obtenido con las ciudadelas del norte, deciden adquirir un terreno donde en la actualidad se encuentra ubicado el gran proyecto de Ciudad Celeste. A partir de eso el grupo A&B en el año 2004 crea un nuevo proyecto habitacional al que mencionaremos Villa Club, el cual resultó ser todo un éxito. En el año 2005 el GRUPO A&B decide continuar con el proyecto CIUDAD CELESTE y darle mucha más fuerza. Con éstos grandes antecedentes, y para estar siempre a la vanguardia en proyectos habitacionales, el GRUPO A&B en el año 2006 inicia otro nuevo proyecto el cuál tomó el nombre de La Joya. 2 2 Libro Interno de la Compañía Grupo Alborada 1

31 Estadísticamente somos el grupo que provee la mayor cantidad de soluciones habitacionales en el Ecuador, nuestra visión no tiene límites y en el año 2011 se inició el nuevo proyecto Villa del Rey. Estudios urbanísticos realizados para el Municipio de Samborondón por Georgia Tech University, han reconocido a la zona de Ciudad Celeste, como nuevo polo de desarrollo de Samborondón. Ciudad Celeste es una de las urbanizaciones privadas con mayor plusvalía con su amplia trayectoria se convierte en el mayor promotor de viviendas del Ecuador. Sus capacidades organizacionales desarrolladas desde 1973 les han permitido entregar decenas de miles de viviendas puntualmente, de un extenso catálogo de productos con la máxima flexibilidad en plazos de financiamiento, así como en la elección de ubicación y acabados. Estableciendo como política de calidad: Responder a la aspiración de viviendas de los ecuatorianos, basándonos en el cumplimiento de los requisitos y en el mejoramiento continuo de nuestros colaboradores, de nuestros procesos y de nuestra tecnología, para obtener la máxima satisfacción de nuestros clientes. Lo Clave de la Organización: Es lograr resultados financieros positivos compitiendo a nivel regional, en el desarrollo masivo de viviendas de clase media, dentro de urbanizaciones cerradas en ciudades satélites, ofreciendo la más amplia gama de opciones, a los más bajos precios, con nuestra garantía de entrega puntual, como resultado de colaboradores altamente motivados, de nuestra cultura de imputabilidad, y a nuestros procesos & sistemas de punta Son acreedores de certificado ISO 9001:2008, lo que es garantía de cumplimiento, calidad y éxito. En el Ecuador CIUDAD CELESTE ha 2

32 desarrollado 1055 hectáreas totalmente urbanizadas, unidades de vivienda, 14 urbanizaciones, isla de 60 hectáreas, 9 centros comerciales, parques, edificios de oficinas, hospitales, consultorios y toda clase de servicios. Cuenta con más de 50 modelos de villas con las últimas innovaciones técnicas, extensas áreas para la dotación de comercio y servicios, metros cuadrado destinadas para áreas verdes, cuenta también con área social y piscina, posee una infraestructura urbana total, con la red de agua potable de Amagua, alcantarillado de aguas lluvias y servidas, planta de tratamiento de aguas residuales, cableado subterráneo eléctrico, telefónico y de tv cable, riego automático de zonas verdes y la iglesia Santuario de Shoenstatt, que hacen que el proyecto urbanístico sean verdaderas ciudades para vivir tal como lo dice la Visión de la empresa: Con la experiencia que les otorga 38 años de desarrollo de los más ambiciosos y completos proyectos residenciales del Ecuador, se ha creado el lugar ideal para iniciar una vida llena de nuevas oportunidades, bienestar y seguridad con más de 50 modelos de casas. El Plan Maestro de Ciudad Celeste se encuentra conformado por las siguientes etapas, La Península, La Dorada, La Ría, La Brisa, La Estela, La Cristalina, La Marina, La Serena, La Delfina, La Coralía. Adicionalmente cuenta con su propio Centro Comercial como es La Piazza de Ciudad Celeste, Colegio Alemán Humboldt y el Santuario Schoenstatt.3 3 Libro Interno de Corporación Celeste S.A Corpacel 3

33 1.1.2 RESEÑA HISTORICA DE LOS SISTEMAS UTILIZADOS EN LA CORPORACION CELESTE S.A CORPACEL Sistemas de Información Un Sistema de Información es un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en información, que almacena y posteriormente se da a conocer a sus usuarios. En las empresas para realizar sus operaciones financieras, cuentan con diferentes procesos de acuerdo a las actividades desarrolladas de conformidad a su naturaleza. Éste proceso de conocer, relacionar y comunicar exige organizar las actuaciones o las cosas y recibe el nombre de Sistema. La Información Financiera se comunica a través de un sistema, el cual contiene diferentes etapas: La determinación de cuál es la Información Financiera que se necesita y los datos que pueden darse; procesamiento de tales datos y la formación real de informes que contengan la información requerida para la toma de decisiones Sistema de Información Contable Un Sistema de Información Contable es el conjunto de principios y reglas que facilitan el conocimiento y la representación adecuada de la empresa y de los hechos económicos que afectan a la misma. Con el pasar del tiempo los Sistemas de Información Contable fueron evolucionando, comenzando por los más sencillos los cuales una persona podría hacer todo los registros de su negocio, hasta fechas más recientes ya que se fueron desarrollando en distintas áreas. 4

34 Un Sistema de Información Contable implica orden, arreglo y propósito, se enfoca de modo específico en proporcionar información a la administración y no solo datos. Su objetivo es capturar, almacenar, procesar y distribuir un tipo particular de datos con el mínimo de esfuerzo y máxima precisión para una utilización más eficiente y segura de la Información Contable-Financiera que sirve para una adecuada toma de decisiones. Al estudiar un Sistema de Información Contable podemos identificar las siguientes funciones y componentes: Funciones: Conseguir los fines y objetivos planeados Adaptarse al medio y a la situación dentro de la que va a desenvolverse Conservar sus reglas o modelos sobre los que está constituido Mantenerse y permanecer íntegro Establecer un buen ambiente creativo con los usuarios. Componentes: Catálogo de Cuentas Manual de Aplicaciones Libros de Contabilidad Políticas Contables El Sistema Contable consiste en los métodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar e informar las transacciones de una empresa, así como mantener la contabilización del activo y pasivo que 5

35 son relativos. Un Sistema Contable efectivo toma en cuenta métodos y registros que: Identifican y registran todas las transacciones válidas Describen oportunamente todas las transacciones con suficiente detalle para permitir la adecuada clasificación de las mismas, para incluirse en la Información Financiera Cuantifican el valor de las operaciones de modo que se registre el valor monetario adecuado en los Estados Financieros Determinar el período en que las transacciones ocurren, permitiendo registrarlas en el período contable apropiado Presentar debidamente las transacciones y revelaciones correspondientes en los Estados Financieros El Sistema de Información Contable no sólo ha de ser un sistema que suministre información, que permita a la dirección de la empresa ejercer un control técnico sobre la misma, sino que debe permitir la toma de decisiones Guías de Procedimientos Una Guía es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática, información y/o sobre la historia, organización, políticas y /o procedimientos de una organización que se consideren necesarios para la mejor ejecución del trabajo. Contienen información sobre el conjunto de operaciones o de etapas que en forma cronológica se establecen para llevar a cabo un determinado trabajo. Se los conoce también como manual de operación, de introducción sobre el trabajo de trámites y métodos de trabajo. 6

36 Una Guía de Procedimientos es útil porque permite conocer el funcionamiento interno de las dependencias en lo que se refiere a la descripción de las tareas, ubicación y requerimientos. El objetivo fundamental de la Guía es explicar el porqué de los procedimientos y cómo se deben aplicar en la práctica. Permiten alcanzar los siguientes objetivos: Presentar una visión de conjunto de la entidad Precisar las funciones encomendadas a cada unidad administrativa, para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones Ayuda a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices Proporcionar información básica para la planeación e implementación de medidas de modernización administrativas. Servir de medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, que facilite su incorporación a los distintos departamentos. Dentro de las características que poseen la Guía de Procedimientos podemos mencionar las siguientes: Permite conocer el funcionamiento interno relacionado a la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución Auxilian en la inducción del puesto y capacitación del personal, ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto 7

37 Auxilian en el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema Intervienen en la consulta de todo el personal Permiten establecer un Sistema de Información o modificar el existente Ayudan a determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores Facilitan las labores de auditoría y evaluación de control interno Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. Actualmente el mundo de los negocios avanza de manera trascendental, y éste avance va de la mano con los cambios que surgen en la tecnología, las nuevas demandas de información, los cambios sociales, culturales y económicos existentes en el entorno, es por esto la importancia de los Sistemas Contables de alta tecnología y la utilización de una Guía de Procedimientos que radica en la mejora de procesos que tienen éstos, tanto para la toma de decisiones de los directivos de las empresas como para aquellos usuarios externos de la información.4 Dentro de los Sistemas Contables utilizados en Corporación Celeste S.A Corpacel mencionamos: Microsoft Dynamics GP Microsoft Dynamics GP fue el nombre dado al antiguo Microsoft Business Solutions Great Plains y salió de la primera ola del "Project Green" de Microsoft. No es poco común tener la impresión de que Microsoft aprovechó 4 Maturín., Evaluación de los Procedimientos Contables para la Optimización de la ejecución del Presupuesto - Universidad del Oriente., Noviembre del

38 todo el conjunto de sus tecnologías emergentes para el momento de la transición entre Microsoft Great Plains y Microsoft Dynamics GP. El hecho de que Microsoft tenga varios ERPS: Microsoft Great Plains/Microsoft Dynamics GP, hizo que el "Project Green" girara en dirección de creación de clientes ligeros que sirviesen de puente con las grandes estructuras de base de datos de las soluciones de ERP. Es aquí donde nace la idea de Business Portal aprovechando ésta estrategia. La idea de Microsoft se va mucho más profunda aunque siguiendo las normas del género. Desde Reportes y Análisis hasta la Entrada de Transacciones, Microsoft siempre ha tenido la sabiduría y la habilidad de lanzar soluciones técnicas que no son técnicas en sí, pero que son también la futura Guía del mercado. El éxito de una compañía depende en gran medida del correcto manejo de la información, la que posibilita optimizar la producción, aprovechar las oportunidades de negocios, tomar decisiones inteligentes y acertadas, en base a las necesidades de los clientes. De ésta forma, los empleados logran trabajar con una estructura previamente conocida, que al resultarle familiar permite alcanzar una rápida incorporación y adaptación a las nuevas herramientas de gestión, con lo que disminuyen notablemente los posibles riesgos que pueden presentarse durante la implementación de una nueva solución. Por ello, Microsoft Dynamics suele ser una de las soluciones más utilizadas por comerciantes minoristas, fabricantes y empresas de servicios, entre otros. 9

39 Muchos clientes eligen Microsoft Dynamics GP en éste momento porque supera el cumplimiento de las necesidades básicas que son particularmente relevantes hoy, tales como convertir datos en información, tomar decisiones más inteligentes e incrementar la eficiencia. Microsoft Dynamics GP cuenta con las siguientes opciones: Alertas de negocio: Las alertas que pueden configurarse para notificar automáticamente a usted y a sus empleados acerca de los cambios en el negocio a través de correo electrónico o Microsoft Dynamics GP SmartLists: Herramienta de consulta que permite a los empleados crear, de forma inmediata, consultas sofisticadas para encontrar información detallada acerca de clientes, proveedores, artículos del inventario y registros de empleados, así como también cuentas del libro mayor SmartList Builder: Permite a los empleados crear SmartLists personalizadas que se vinculen rápidamente a Microsoft Dynamics GP y otras fuentes de datos y recuperar datos de acuerdo con criterios definidos Tablero del centro ejecutivo con gráficos y KPIs: Muestra y monitorea las métricas clave de negocios, en tiempo real, en una única pantalla intuitiva Informes de Microsoft Office Excel: Brinda más de 220 informes actualizables e integrados que permiten a los usuarios de negocios trabajar en la interfaz de usuario conocida de Microsoft Office 10

40 Cubos de análisis para Microsoft Dynamics GP y biblioteca de cubos de análisis: Permite a los empleados analizar la información de múltiples ángulos y formatos con un asistente de creación de informes para una fácil creación de los mismos, incluyendo tablas dinámicas. En nuestro trabajo de investigación sobre Microsoft GP se pudo determinar que es un sistema ERP creado para empresas PYMES funciona de manera eficaz para empresas pequeñas y medianas que no cuentan con el volumen de información diaria que maneja Corporación Celeste S.A. Corpacel; además se observó varios problemas en el Sistema Contable durante el desarrollo de éste proyecto como por ejemplo: el proceso de migración e interfaces donde hay información que no aparece en Microsoft Dynamics GP, esto ocasiona que el usuario valide la información e ingrese manualmente las transacciones que no llegaron al Sistema Contable. Debido a esto GP se convierte en un problema ocasionando: Procedimientos diarios que no contienen una validación necesaria para corregir los errores Pérdida de tiempo Revisión detallada y analítica de los movimientos contables Reportes que no cumplen con las necesidades de los usuarios. Microsoft Dynamics GP cuenta con un número de usuarios limitado, lo cual provoca errores de conexión, lentitud en el ingreso y presentación de información. Por los motivos anteriormente mencionados y el crecimiento de viviendas construidas en nuevas urbanizaciones Corporación Celeste S.A. Corpacel tiene la necesidad de la utilización de un nuevo Sistema Contable- Financiero de alta tecnología que cumpla con todas las expectativas necesarias para llevar a cabo un trabajo de calidad, buen manejo y registro 11

41 de operaciones tanto en las construcciones de viviendas como en actividades y servicios que ofrece ésta Compañía. El Sistema Contable de alta tecnología que escogió Corporación Celeste S.A. Corpacel y en el cual enfatizaremos nuestra investigación por su capacidad, tecnología, versión actualizada y rapidez es JD EDWARDS RESEÑA HISTORICA DEL NUEVO SISTEMA CONTABLE Historia de JD Edwards Llegó a España en el año 1999 con objetivos realmente ambiciosos dentro del mercado español de ERP. En esto más de dos años de andadura en España, JD EDWARDS ha conseguido el reconocimiento del mercado, tanto desde el punto de vista tecnológico con su apuesta por el C-Business, como por su estrategia de negocio, enfocada a resolver las problemáticas de las organizaciones con soluciones que incrementen la eficacia de los procesos. Ciertamente, esos primeros objetivos fueron realmente agresivos, sobre todo teniendo en cuenta que cuando llegó a España, el mercado estaba muy polarizado; es decir, que JD EDWARDS llegó tarde. Aun así, éste producto estaba presente en España desde hace más de diez años a través de Lambda. Oracle JD Edwards Enterprise One 9.0 es una potente ERP que nos permite gestionar de manera integrada los procesos de cualquier empresa. Con más de 67 módulos, incluye un conjunto de herramientas potentes y flexibles que dan respuesta a los requisitos funcionales de cualquier tipo de empresa. Además le permite configurar su modelo de negocio con total libertad. 12

42 Es la última evolución de los productos JD EDWARDS con más de 40 años de historia en el mercado de las aplicaciones empresariales. Fue el primer ERP en ser lanzado sobre tecnología web Objetivos de JD Edwards Consolidar el posicionamiento en un segmento que realmente no está cubierto por ningún suministrador: el entorno colaborativo se dispone de una solución que funciona realmente en la red, y de acuerdo con este concepto, se ha empezado a desarrollar centros de competencia con diferentes fabricantes, con el objetivo de que se pueda comprobar que la solución está disponible y funciona. El aporte a la presente investigación, es que los usuarios de las empresas tanto pequeñas, medianas y grandes necesitan disponer de un Sistema Contable de alta tecnología ya que a medida que la empresa va creciendo hay que realizar modificaciones con respecto a los sistemas existentes, así podrán tener un máximo rendimiento con una calidad de satisfacciones altas. Hoy en día toda empresa se encuentra en medio de un mercado muy exigente y competitivo; por lo que cabe resaltar que una Guía de un Sistema Contable de alta tecnología servirá de mucha ayuda a todos los usuarios y al mismo tiempo de conocimientos a ésta investigación Beneficios de JD Edwards Permite integrar los procesos de negocio de su empresa automatizando gran parte de la gestión administrativa de los distintos departamentos de la empresa. Desde la emisión de órdenes de trabajo y pedidos de compra 5 Dynamic Consultants., S.A.S., Disponible en:

43 hasta la planificación de recursos y materiales para la producción, todas estas tareas pueden automatizarse e integrarse. Permite configurar y combinar las distintas modalidades de aprovisionamiento, fabricación, almacenamiento y gestión financiera practicadas en las empresas modernas. En JD Edwards la clave es eliminar las tareas rutinarias y sobre el costo que origina, mejorando así la productividad de los empleados. La Gestión Financiera engloba funcionalidades estándar como: Contabilidad General, Cuentas por Cobrar y Pagar, Gestión de Gastos, Gestión de Flujo de Caja y otra más avanzadas (Contabilidad Avanzada de Costos, Activos Fijos, Logística, etc). Modelo de Gestión Financiera: Ha sido diseñado para que la empresa pueda adaptarse a las cambiantes condiciones del mercado. La clave es su total integración con el resto de módulos, la total libertad para establecer múltiples estructuras contables y la capacidad para que las diversas acciones realizadas en la empresa tengan un impacto automático en la estructura financiera Contabilidad Avanzada de Costos: Con ésta aplicación se podrá obtener valiosa información que no queda reflejada en los Sistemas de Contabilidad tradicionales. También identifican los procesos que menos aportan en la empresa, eliminan las ineficiencias, analiza y controla de manera precisa los costos de mano de obra, evalúa la rentabilidad de productos y clientes, valora resultados previsibles en base a sus distintos criterios, captura y asigna de manera automática los costos originados por distintas operaciones 14

44 Contabilidad de Activos Fijos: Con ésta aplicación se podrá actualizar la información sobre los activos automáticamente de manera diaria, semanal o mensual, realizar cambios en su estructura contable sin necesidad de desarrollo a medidas y construcción de sistemas contables en base a códigos predefinidos por el usuario. Adicionalmente se podrá reducir los tiempos de entrega, acelerando y automatizando los procesos que aportan valor y eliminando aquellos que no lo hacen, mejorar la visibilidad y velocidad del flujo de materiales y artículos, tener acceso a tiempo real a datos de inventarios, cantidades, status y localizaciones, reducir el costo y la cantidad necesaria para gozar de stocks de seguridad. Si algo caracteriza a JD Edwards es su concepción de producto innovador, fue el primer ERP que apostó por ofrecer soluciones web, aunque éste es sólo uno de los puntos que lo convierten en una solución única, podemos mencionar su arquitectura basada en un modelo ideal con un despliegue modular, interfaz de usuario sencilla e intuitiva configurable por el propio usuario, evita el cansancio visual y los fallos por pérdida de concentración, tecnología 100% web, sin instalaciones terminales, todas las modificaciones se realizan desde el servidor, acceso mediante internet y requisitos mínimos ERP (Planeación de Recursos de la Empresa) ERP es un sistema de Información Integral que incorpora los procesos operativos y de negocio. Tiene tres características que son Integrales, Modulares y Adaptables Integrales: Porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa 15

45 se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente Modulares: Su funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente Adaptables: Están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las necesidades del negocio.6 Al tener todas las operaciones de la empresa contenidas en un mismo sistema podemos obtener importantes mejoras en eficiencia automatizando tareas administrativas. Los procesos operativos de cualquier empresa llevan siempre asociados la generación de documentos, además de la necesaria ejecución de los procedimientos que garantizan una colaboración fluida. Evitan la inserción de datos duplicados y los errores asociados, ahorrando una gran cantidad de horas de trabajo. Por otro lado el disponer de un único depósito de datos fácilmente accesible reduce el esfuerzo necesario para acceder a la información. Mediante una revisión bibliográfica sobre los Sistemas Contables de alta tecnología, guías y procesos se determinó que se pueden mencionar algunas teorías que han servido de marco referencial para la elaboración de las fases teóricas y prácticas del presente trabajo de investigación 6 L.I. Genny E. Góngora Cuevas, M.A., Tecnología de la información como herramienta para aumentar la productividad de una empresa. Universidad del Mayab en la ciudad del Mérida., Disponible en: 16

46 1.2 BASES TEORICAS Una vez realizado el planteamiento del problema y delimitado los objetivos generales y específicos que establecen los fines de la investigación, es necesario señalar los aspectos teóricos que sustentan éste estudio. El marco teórico contiene distintas teorías que fundamentan los Sistemas de Información Contable, la mejora de procesos Contable-Financiero y una Guía de Procedimientos para la utilización de un Sistema Contable que permita su compresión en forma clara. Establecer una Guía para la utilización de un Sistema Contable de alta tecnología requiere de fundamentos teóricos que sirvan como herramientas para alcanzar el objetivo de ésta investigación. Por tal motivo es conveniente iniciar el estudio conociendo los conceptos y comprender el significado de los términos que se relacionan con éste proyecto. En la presente investigación se ha encontrado un antecedente que sirve como fundamento y es la investigación efectuada por: A. Peña (2005), titulada Sistemas de Información Contable en la Pequeña y Mediana Empresa señala que desde el punto de vista gerencial, las pequeñas y medianas empresas muestran una diversidad de deficiencias, entre las que está la utilización limitada de tecnología de punta. Urge el diseño de un sistema de información contable, incorporando el paradigma fundamentado en la construcción de las estrategias de los negocios, y en la vinculación de las tareas, con el propósito de alcanzar los resultados deseados. Este enfoque encuentra su soporte en todas las posibilidades de integración ofrecidas por la tecnología informática. 17

47 Según Catacora (1999) un Sistema se define como: Un conjunto de elementos, entidades o componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificados que tienen relación entre sí, y que funcionan para lograr un objetivo común Goitte C., Dionelys D. (2003), realizó un trabajo de grado titulado: Análisis de los Procedimientos Contables aplicados a varios departamentos. Entre las conclusiones destaca lo siguiente: En los departamentos no se realiza con eficiencia y eficacia la función de coordinar, supervisar, formular, ejecutar y controlar las tareas asignadas, los controles de supervisión para la ejecución de las partidas no se realizan adecuadamente lo que no garantiza el buen uso de los recursos. También obtiene datos sobre el entorno empresarial, a partir de fuente externas a la organización. Navarro (1988) define sistema de la siguiente manera: es un conjunto organizado formado un todo, en él cada una de sus partes está conjuntada a través de una ordenación lógica que encadena sus actos a un fin común. Toda empresa está orientada hacia el logro de las metas y objetivos, donde se combinan cada uno de sus componentes como: Recurso humano, económico y materiales, los cuales operan de manera secuencial y organizada que toma como base la adaptación a los cambios y requerimientos de orden exterior e interior. Los sistemas que soportan las decisiones de negocios, deben poseer ciertas características a fin de garantizar que las decisiones a ser tomadas por los gerentes tengan el menor margen de error. Ello destaca la importancia de 18

48 que la empresa cuente con sistemas que garanticen la integridad de la información. Al respecto Terry (1986), establece la siguiente definición de Sistema Contable: Es una serie de procedimientos integrados, diseñados para cumplir una actividad principal con el propósito de reunir, planificar, registrar, procesar y proporcionar la información que sea originada por las distintas transacciones que faciliten la ejecución de las tareas, operaciones de dichas Organizaciones. Diversos autores expresan que a medida que van creciendo las empresas sus expectativas van incrementando de forma extraordinaria, por lo que esto incluye la utilización de Sistemas Contables de alta tecnología. Según García y Huerta, (1999): Las condiciones del entorno, cada vez más competitivo, han obligado a las empresas a realizar cambios para adaptarse al mismo y para conseguir mantenerse en el mercado. En éste escenario, las empresas, se han visto obligadas a innovar e incorporar nuevos Sistemas Contables de alta tecnología, como vía para mejorar su productividad y conseguir ventaja competitiva sostenible. Entre los cambios tecnológicos que han afectado de forma especial a las empresas en los últimos años, destaca la introducción de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación. Según Ramon E. Ynfante (2008) indica que: La implementación de un Sistema de Contabilidad dentro de una empresa es fundamental ya que ésta es la herramienta que permite llevar un control de las negociaciones mercantiles y financieras y además 19

49 de satisfacer la necesidad de información para así obtener mayor productividad y aprovechamiento de los recursos. 1.3 DEFINICIÓN DE TERMINOS Procedimientos: Son una serie de labores que constituyen una sucesión cronológica, y el modo de ejecutar un trabajo, encaminados al logro de un fin determinado. Sistema de Información Contable: Es un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en información, que almacena y posteriormente se da a conocer a sus usuarios. Toma de Decisiones: Es el proceso de selección entre uno o más cursos alternativos de acción. La toma de decisiones gerenciales es un complejo proceso de solución de problemas; éste consiste en una serie definitiva de etapas sucesivas. Actividades: Es la definición de lo que debe hacer las personas que desempeña cargos dentro de una empresa. Cargo: Representa una responsabilidad u obligación que debe cumplir una persona dentro de una organización. Control: Proceso de observación y mediación a través del cual se realiza la comparación de forma regular de las previsiones efectuadas con los resultados reales obtenidos. 20

50 Departamentos: Es la unidad ejecutiva o administrativa de una organización. Eficiencia: Capacidad para utilizar los medios de que se dispone de la manera más eficaz posible en la consecución de los objetivos planteados. Estructura Organizacional: Es el patrón formal del modo en que están agrupados las personas y los trabajos dentro de una organización. Funciones: Son todas aquellas actividades propias de un empleo, facultad u oficio. Organizaciones: Son conjunto de elementos personales, patrimoniales, instrumentales etc, que componen una unidad productiva. Procedimientos Contables: Son todos aquellos procesos, secuencias de pasos e instructivos, que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad. (Catacora, 1.997). Optimizar: Conseguir que una cosa sea lo mejor posible. (Diccionario de la lengua española, 1.996). Por las investigaciones realizadas sobre nuestro tema de estudio anteriormente mencionado se observó la evolución y desarrollo de Corporación Celeste S.A. Corpacel, sus cambios en Sistemas Contables y la carencia de Guías de Procedimientos en la implementación de Sistemas Contables anteriores, han sido poco eficientes para los usuarios por lo que al 21

51 realizar un proceso de transición en un Sistema Contable de Microsoft Dynamics GP a JD Edwards Oracle de alta tecnología, consideramos importante la elaboración y documentación de una Guía de Procedimientos Contable-Financiero para tener una adecuada utilización al momento de ejecutarse el nuevo Sistema Contable JD Edwards Oracle. 1.4 HIPÓTESIS Una Guía de Procedimientos Contable-Financiero para la adecuada utilización de un Sistema Contable de alta tecnología en la Compañía Corporación Celeste S.A Corpacel, permitirá mejorar el manejo y control de procesos Contable-Financiero para obtener información oportuna, confiable y veraz para la toma de decisiones. 22

52 CAPITULO II 2. MARCO METODOLÓGICO 2.1 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN En éste capítulo se presenta la metodología que se utilizó para llevar acabo la investigación. Se expone el diseño de investigación, el tipo de investigación, unidad de estudio, técnicas e instrumentos de recolección de datos; técnicas de análisis y por último la validez y confiabilidad de los instrumentos de recolección de datos. 2.2 TIPO DE INVESTIGACIÓN El tipo de investigación que se utilizó en el desarrollo del problema objeto de estudio, se ubicó dentro de los parámetros de una investigación de tipo de campo y documental debido a que, se requirió de revisión bibliográfica, documentos manuales, bases de datos, así como también todos aquellos análisis que aportaron información para la solución del problema. Una investigación de tipo de campo, según Sabino (1992) Los diseños de campo son los que se refieren a los métodos a emplear cuando los datos de interés se recogen en forma directa de la realidad, mediante el trabajo concreto del investigador y su equipo. 23

53 2.3 NIVEL DE INVESTIGACIÓN Con respecto al nivel de investigación, está enmarcado dentro de un nivel de carácter descriptivo, por cuanto se describió los rasgos más resaltantes del problema estudiado, es decir sus características de manera ordenada y sistemática, buscando la descripción de hechos a partir de un criterio o modelo teórico. Nuestro interés será precisamente, describir el problema mediante su estudio en circunstancias temporales y especiales, al determinar ésta perspectiva permitirá la medición del variable objeto de investigación, así mismo el problema planteado y sus manifestaciones se observaran en la realidad, sin que ello aplique la manipulación de la variable en consideración. Según Dankhe (1986) respecto a la investigación descriptiva dice: Los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades importantes de personas, comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis. Por otro lado, Munch (2000) hace también aporte sobre las investigaciones de tipo descriptiva, afirmando: Sirve para explicar las características más importantes del fenómeno que se van a estudiar en lo que respecta a su aparición, frecuencia y desarrollo. 2.4 UNIDAD DE ESTUDIO Después que se define el problema de investigación y se establece el campo de estudio, se delimita y caracteriza la unidad de estudio, en éste cas o Corporación Celeste S.A Corpacel y específicamente el Departamento de Contabilidad. Conformado por: un Contador y seis asistentes. 24

54 Para Hurtado (2000), la unidad de estudio se refiere al contexto, al ser o entidad poseedores de la característica, evento, cualidad o variable, que se desea estudiar. 2.5 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS Las técnicas e instrumentos de recolección de datos, son medios que se utilizan para medir el comportamiento y atributos de la variable, para alcanzar los objetivos propuestos se aplicó diferentes técnicas de recolección de datos, con la finalidad de lograr la información requerida. En tal sentido se exponen a continuación: REVISIÓN DOCUMENTAL Se utilizó ésta técnica para obtener el marco teórico siendo el mismo necesario para la investigación, utilizando información de la compañía relacionada con el tema de estudio, trabajos previos, Internet, etc., con el objeto de definir con claridad y precisión los conceptos necesarios para desarrollar el tema de estudio. Según Zapata (1976). La técnica documental consiste en el procedimiento para alcanzar la información mediante el uso de documentos, archivos, etc. Franklin (1998) hace mención de la utilidad de la investigación documental dentro de las Investigaciones Científicas, señalando lo siguiente: Se debe seleccionar y analizar aquellos escritos que contienen datos de interés relacionados con el estudio, para lo cual debe revisar: base jurídica- administrativa, diarios oficiales, actas de reuniones, circulares, oficios, y toda aquella 25

55 documentación que pueda aportar información relevante a la investigación OBSERVACIÓN DIRECTA La misma se aplicó por tener una interacción directa con la población objeto de estudio, para ello se hizo necesario el uso de los sentidos. La técnica de observación directa permitió la obtención de datos de interés como: constatar y verificar los problemas ocasionados por el Sistema Contable utilizado en la actualidad, así también el proceso de transición que se está llevando a cabo por el nuevo Sistema Contable, por el cual nuestro tema de estudio se enfatiza en la elaboración de una Guía de Procedimientos que ayuden a los usuarios al mejor manejo del Sistema Contable a utilizar. Señala Sabino (1986) El uso sistemático de nuestros sentidos, en la búsqueda de los datos que necesitamos para resolver un problema de investigación. Carlos Méndez (1992) define a la observación, en primer lugar como: El Proceso mediante el cual se perciben deliberadamente ciertos rasgos existentes en la realidad por medio de un esquema conceptual previo y con base en ciertos propósitos definidos generalmente por una conjetura que se quiere investigar ENCUESTA Se elaboró un instrumento de recolección de información, utilizando la técnica de la encuesta de opinión por medio del cuestionario, aplicado a la población objeto de la investigación con preguntas abiertas y cerradas, las cuales se formularon sobre el tema de estudio. 26

56 Esta encuesta está compuesta por tres opciones de respuestas: Si, No y Por qué SI (nivel de aceptación) NO (resistencia al cambio) El objetivo de ésta encuesta es determinar si es recomendable la Guía de Procedimientos Contable-Financiero dentro de la organización para mejorar las gestiones de los procesos contables. Franklin (1998) hace hincapié en el uso de la encuesta y los cuestionarios como instrumento de recolección de información, y menciona lo siguiente: La Entrevista es una herramienta que consiste básicamente en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas en forma adecuada para obtener información. Además comenta que: El Cuestionario o Encuesta es un instrumento que se utiliza para obtener la información deseada en forma homogénea. Está constituido por una serie de preguntas escritas, secuenciadas y separadas por capítulos o temática específica, por ello permite ahorrar recurso y tiempo; sin embargo, la calidad de la información que se obtenga depende de su estructura y forma de presentación. 2.6 POBLACIÓN Y MUESTRA MUESTRA La muestra de éste trabajo de investigación está constituida por el área Contable-Financiero que se encuentran en la Compañía Corporación Celeste S.A. Corpacel 27

57 Contador Asistentes 1 0 Usuarios Fuente: Dpto. Contabilidad Corporación Celeste S.A Corpacel 2.8 PROCEDIMIENTOS DE LA INVESTIGACIÓN La empresa nos ayudó con información suficiente para obtener un aporte valioso a nuestra investigación. Para llevar a cabo ésta investigación, se procedió a analizar un Sistema Contable de alta tecnología; así como, el procedimiento utilizado en los registros contables de sus Procesos Contable- dicha Financiero, el métodoo y las políticas que tienen para salvaguardar información, con el objeto de obtener un diagnóstico del volumen de las operaciones que se manejan a diario dentro de una compañía y la necesidad de un Sistema Contable de alta tecnología. Para tal efecto se realizó una revisión del proceso contable utilizado, se indagó por medio de encuestas y entrevistas a los colaboradores en el cual se obtuvo informaciónn acerca del movimiento de la empresa, estructura, volumen de sus operaciones y los reportes financieros. 28

58 CAPÍTULO III 3. ANÁLISIS DE LOS DATOS Es importante resaltar que para la elaboración de una Guía de Normas y Procedimientos Contable-Financiero para la empresa Corporación Celeste S.A Corpacel, fue necesario revisar y analizar los procedimientos ligados en el área contable que se llevan a cabo en la organización, con el fin de identificar las debilidades que se presentan con tales procedimientos y se procedió a diseñar y a aplicar una encuesta al personal de área, la cual recoge una serie de preguntas claras y precisas para así identificar el grado de conocimiento del mismo con respecto a la existencia de controles internos. Por medio de la observación se pudo comprender y evaluar la situación del Departamento de Contabilidad con el uso del Sistema Contable actual, determinando lo siguiente: 29

59 3.1 CARACTERISTICAS DEL SISTEMA CONTABLE MICROSOFT DYNAMICS GP N Sistema de Información Contable Corpacel S.A. Si No Observación 1 Posee la empresa un Sistema de Información Contable? X La empresa posee un SIC llamado Microsoft Dinamics GP. 2 Existen Guías de Procedimientos que registren las actividades que realiza la empresa? X La empresa no posee una Guía de Procedimientos. Cuenta la empresa con el personal 3 suficiente para realizar X sus actividades? 4 El personal está capacitado para manejar un nuevo SIC? X El personal está capacitado para manejar un nuevo SIC de alta tecnología. 5 El SIC emite cualquier tipo de reportes? X La reporteria es limitada con el SIC Pueden imprimirse los reportes que 6 genera el SIC de acuerdo a los requerimientos de la información y X Existen fallas al especificar las opciones de impresión de los usuarios? 7 Los reportes generados por GP pueden vincularse con Microsoft Office? X Por medio del Smartlist se puede exportar a Excel los reportes. 8 Muestra el SIC de manera objetiva, clara y precisa los EE.FF de la empresa? X El SIC no muestra de manera precisa los EE.FF, es necesario complementar la información manualmente 9 Los usuarios están conformes con información emitida por el SIC? la X No están conformes por las fallas a nivel de reportes. Se respalda la información La Información Contable es 10 diariamente? X respaldada diariamente 11 El SIC está basado en las características que definen la X El sistema cumple con alguna empresa? s características de la empresa. 30

60 Es importante destacar que para obtener la información se elaboró una encuesta de 8 preguntas con 3 respuestas alternativas. Asimismo los resultados obtenidos se organizaron en cuadros por indicador, mostrando las alternativas de respuestas para cada ítem. 3.2 TABULACION, PRESENTACION E INTERPRETACION DE LOS RESULTADOS Se realizó la encuesta dirigida al personal del Departamento de Contabilidad de la Corporación Celeste S.A Corpacel. 31

61 1) Está de acuerdo con el Sistema Contable que actualmente en la Corporación Celeste S.A Corpacel? se maneja CUADRO N 1 N RESPUESTA TOTAL % 1 Si 2 33% 2 No 4 67% TOTAL 6 100% Fuente: Encuesta realizada a los asistentes del Departamento de Contabilidad Elaboración: Jennifer Castañeda, Ma.Fernanda Álvarez, Evelyn Cuadrado 67% 33% SI NO Fuente: Encuesta realizada a los asistentes del Departamento de Contabilidad Elaboración: Jennifer Castañeda, Ma.Fernanda Alvarez, Evelyn Cuadrado ANALISIS De los encuestados en su totalidad nos dan a conocer que el 0,,67% no está de acuerdo con el Sistema Contable utilizado actualmente. 32

62 2) Estaría dispuesto a asumir un cambio de Sistema Contable regular, por otro de alta tencnología que nos ayude a obtener información rápida, veraz y confiable en la Corporación Celeste S.A Corpacel? CUADRO Nº 2 N 1 2 RESPUESTA TOTAL % Si 6 100% No 0 0 TOTAL 6 100% Fuente: Encuesta realizada a los asistentes del Departamento de Contabilidad Elaboración: Jennifer Castañeda, Ma.Fernanda Álvarez, Evelyn Cuadrado 0 100% SI NO Fuente: Encuesta realizada a los asistentes del Departamento de Contabilidad Elaboración: Jennifer Castañeda, Ma.Fernanda Álvarez, Evelyn Cuadrado ANALISIS De los resultados obtenidos el 100% de los encuestados estaríaa dispuesto a asumir un cambio de Sistema Contable por un nuevo Sistema de Información de alta tecnología que facilite información rápida, veraz y confiable. 33

63 3) Tiene conocimientos si actualmente existe una Guía de Procedimientos Contable-Financiero departamentales utilizados con el Sistema Contable en la Corporación Celeste S.A Corpacel? CUADRO Nº3 N RESPUESTA TOTAL % 1 Si 0 0% 2 No TOTAL % 100% Fuente: Encuesta realizada a los asistentes del Departamento de Contabilidad Elaboración: Jennifer Castañeda, Ma.Fernanda Álvarez, Evelyn Cuadrado 0% SI NO 100% Fuente: Encuesta realizada a los asistentes del Departamento de Contabilidad Elaboración: Jennifer Castañeda, M.Fernanda Álvarez, Evelyn Cuadrado ANALISIS De los resultados obtenidos el 100% de los encuestados nos dio a conocer que no tenían conocimientos sobre la existencia de una Guía Contable. 34

64 4) Estaría de acuerdo que con la implementación del nuevo Sistema Contable se elaboree una Guía de Procedimientos Contable-Financiero para la mejora de los Procesos en el Departamento de Contabilidad de la Corporación Celeste S.A Corpacel? CUADRO Nº 4 N RESPUESTA TOTAL % 1 Si 6 100% 2 No TOTAL 0 6 0% 100% Fuente: Encuesta realizada a los asistentes del Departamento de Contabilidad Elaboración: Jennifer Castañeda, Ma.Fernanda Álvarez, Evelyn Cuadrado 0% SI NO 100% Fuente: Encuesta realizada a los asistentes del Departamento de Contabilidad Elaboración: Jennifer Castañeda, Ma.Fernanda Álvarez, Evelyn Cuadrado ANALISIS De los resultados obtenidos el 100% de los encuestados nos dio a conocer que estaría de acuerdo que con la implementación del nuevo Sistema Contable se elabore una nueva Guía de Procedimientos para la mejora de procesos en el Departamento De Contabilidad. 35

65 5) Usted cree que sería útil y favorable para los usuarios, la emisión de una Guía de Procedimientos Contable-Financiero que facilite el aprendizaje del nuevo sistema a utilizar en la Corporación Celeste S.A Corpacel? CUADRO Nº 5 N RESPUESTA TOTAL % 1 Si 6 100% 2 No TOTAL 0 6 0% 100% Fuente: Encuesta realizada a los asistentes del Departamento de Contabilidad Elaboración: Jennifer Castañeda, Ma.Fernanda Álvarez, Evelyn Cuadrado 0% SI NO 100% Fuente: Encuesta realizada a los asistentes del Departamento de Contabilidad Elaboración: Jennifer Castañeda, Ma.Fernanda Álvarez, Evelyn Cuadrado ANALISIS De los resultados obtenidos el 100% de los encuestados afirmó que sería útil y favorable una Guía de Procedimientos Contables que facilite el aprendizaje del nuevo sistema a utilizar. 36

66 6) Cree usted que el manejo de un nuevo Sistema Contable y el cumplimiento de los procedimientos establecidos en la Guía de Procesos Contable-Financierdesarrollo debería ser considerado dentro del profesional e incluido como parte de la evaluación de desempeño del personal? CUADRO Nº 6 N RESPUESTA TOTAL % 1 Si 6 100% 2 No 0 0% TOTAL 6 100% Fuente: Encuesta realizada a los asistentes del Departamento de Contabilidad Elaboración: Jennifer Castañeda, Ma.Fernanda Álvarez, Evelyn Cuadrado 0% SI NO 100% Fuente: Encuesta realizada a los asistentes del Departamento de Contabilidad Elaboración: Jennifer Castañeda, Ma.Fernanda Álvarez, Evelyn Cuadrado ANALISIS El 100% del personal encuestado considera que el manejo de un nuevo Sistema Contable de alta tecnología y el cumplimiento de una Guía de Procedimientos Contables contribuye en su desarrollo profesional. 37

67 7) Considera Ud. que una Guía de Procedimientos Contable-Financiero ayudaría a minimizar la posibilidad de que existieran debilidades o deficiencias de control? CUADRO Nº 7 N RESPUESTA TOTAL % 1 Si 6 100% 2 No TOTAL 0 6 0% 100% Fuente: Encuesta realizada a los asistentes del Departamento de Contabilidad Elaboración: Jennifer Castañeda, Ma.Fernanda Álvarez, Evelyn Cuadrado 0% SI NO 100% Fuente: Encuesta realizada a los asistentes del Departamento de Contabilidad Elaboración: Jennifer Castañeda, Ma.Fernanda Álvarez, Evelyn Cuadrado ANALISIS De los resultados obtenidos el 100% del personal encuestado considera que una Guía de Procedimientos ayudaría a reducir debilidades y deficiencias de control. 38

68 8) De acuerdo con su criterio, escoja una opción sobre los beneficios que tendrían la elaboración de la Guía de Procedimientos Contable- Financiero? CUADRO Nº 8 N OPCION RESPUESTA TOTAL % 1 Mejorar el Control Interno % 2 Optimización de los recursos Documentaciónn de los Procesos Mejorar comunicación en información en los departamentos TOTAL % Fuente: Encuesta realizada a los asistentes del Departamento de Contabilidad Elaboración: Jennifer Castañeda, Ma.Fernanda Álvarez, Evelyn Cuadrado Mejorar el Control Interno 100% Fuente: Encuesta realizada a los asistentes del Departamento de Contabilidad Elaboración: Jennifer Castañeda, Ma.Fernanda Álvarez, Evelyn Cuadrado ANALISIS De los resultados obtenidos el 100% de los encuestados según su criterio establece que uno de los beneficios que traería consigo la elaboración de la Guía es mejorar en el Control Interno. 39

69 3.3 PRESENTACION DEL NUEVO SISTEMA CONTABLE IMPLEMENTADO EN CORPORACIÓN CELESTE S.A. CORPACEL Es importante destacar que los análisis presentados sirven de punto de partida para evaluar el Sistema de Información Contable y a su vez para determinar por medio de resultados la elaboración de unas Guías de Procedimientos en el Departamento de Contabilidad de Corporación Celeste S.A Corpacel por lo cual está implementado un nuevo Sistema Contable de alta tecnología llamado JD Edwards Oracle que tiene como objetivo conocer la forma de navegar en el sistema de forma ágil y oportuna. A continuación hacemos presentación del mismo en éste proyecto ya que en base a éste nuevo Sistema Contable se llevaría a cabo nuestra propuesta en la elaboración de Guías de Procedimientos Contable-Financiero DESCRIPCIÓN GENERAL DE INTEGRACIÓN DE SISTEMAS El software de J.D. Edwards combina las aplicaciones de la compañía con un conjunto integrado de herramientas para personalizar dichas aplicaciones de acuerdo con las necesidades de la compañía. 40

70 3.3.2 ENTRADA Y SALIDA DE JD EDWARDS Su conexión está definida por la dirección IP establecida para cadaa usuario. Entrada o Usuario o Contraseña Salida o Cerrar Ventanas o Desconexión Consecuencia o Problemas de Aplicaciones DESCRIPCIONES GENERALES DEL JD EDWARS. 1.- Personalizaciónn (Mis opciones del Sistema) 2.- Estructura de Árbol Financiero 3.- Uso de Vistas (Favoritos) 4.- Opciones del Sistema 5.- Tipos de Pantalla 6.- Botones de Control 7.- Barras de herramientas 8.- Ayudas Visuales 9.- Personalizaciónn de áreas Detalle 10.- Identificación de Reportes 11.- Centro de Trabajo 41

71 3.3.4 PERSONALIZACIÓN DEL JD EDWARS Cambio de Contraseña Cambio de claves con un mínimo de 6 caracteres y con seguridades que no permite repeticiones de las ultimas 10 contraseñas ESTRUCTURA DEL ÁRBOL FINANCIERO Se puede acceder a vista de menús donde se agrupan varias tareas y escoger una vista de tarea que podemos desplegar en árbol, en el cual se observa la raíz del Árbol Financiero y las vistas de tareas. 42

72 3.3.6 OPCIONES DEL SISTEMA Pantallas de JD Edwards Dentro del Sistema JD Edwards, se utilizan cuatro formas para indicar la aplicación o tarea a realizarse: G Menú G01 R Reporte P Pantalla Z, V Versiones (ZJDE, XJDE estándar del sistema Tipos de pantallas en JD Edwards. Seleccionar.- Se utiliza para realizar una determinada acción para un registro: abrir otra pantalla con información más detallada, iniciar un informe, etc. Buscar.- Después de llenar uno o más campos de la pantalla con criterios de búsqueda haga clic en Buscar para llenar el área de detalle con los resultados de búsqueda. Añadir.- Sirve para añadir una fila nueva a la tabla. Normalmente, aparece nueva pantalla para facilitar la adición de un registro. Eliminar.- Escoja un registro del área de detalle para eliminarlo y puede escoger la opción Eliminar para quitarlo de la tabla. Copiar.- Escoja un registro en el área de detalle para copiarlo y elija copiar para crear un registro nuevo basado en el que haya escogido. OK.- Después de completar los campos de una pantalla, seleccione OK para procesar la información. Cancelar.- Seleccione Cancelar para cerrar la pantalla. Si elige en Cancelar en vez de en otro botón de acción como OK o Buscar, el 43

73 sistema hace caso omiso de los datos que haya introducido en la pantalla Cerrar.- Sirve para cerrar una pantalla. Si está en la pantalla predeterminada para una aplicación, elija Cerrar, se cierra la aplicación Mensajes de error y advertencia en JD Edwards Estos mensajes se presentan en la aplicación cuando el usuario ejecuta una acción errada en el sistema. El sistema no permite avanzar mientras existe un error Encabezado En el encabezado le permiten al usuario realizar actividades como: Despliegue de varias líneas Ver información Añadir información Cambiar la información Borrar información 44

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